Ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử (HĐĐT) là một trong những giải pháp hỗ trợ doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình quản lý hóa đơn, giảm bớt khối lượng công việc và đảm bảo tuân thủ đúng các quy định pháp luật. Vậy ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử là gì, cần thực hiện theo các nguyên tắc nào, và khi nào cần thông báo cho cơ quan thuế? Hãy cùng công ty dịch vụ kế toán Hồng Đại Phúc tìm hiểu chi tiết trong bài viết này.

1. Ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử là gì?

Mặc dù pháp luật hiện hành không định nghĩa cụ thể khái niệm ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử, nhưng có thể hiểu đơn giản:
Ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử là việc doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hoặc tổ chức khác (gọi chung là bên ủy nhiệm) giao quyền cho một bên thứ ba để thay mặt mình lập và gửi HĐĐT trong các hoạt động bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ.

Quy định pháp luật liên quan

Theo điểm a khoản 1 Điều 3 Thông tư 78/2021/TT-BTC, việc ủy nhiệm lập HĐĐT được thực hiện theo các nguyên tắc sau:

• Đối tượng được ủy nhiệm:
  • Bên ủy nhiệm là người bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ, bao gồm doanh nghiệp, tổ chức kinh tế hoặc tổ chức khác.
  • Bên nhận ủy nhiệm phải có quan hệ liên kết với bên ủy nhiệm, đáp ứng đủ điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử và không thuộc trường hợp ngừng sử dụng HĐĐT (theo quy định tại Điều 16 Nghị định 123/2020/NĐ-CP).
  • Quan hệ liên kết được xác định dựa trên quy định pháp luật về quản lý thuế.
• Trách nhiệm của các bên liên quan:
  • Hóa đơn điện tử do bên được ủy nhiệm lập phải thể hiện đầy đủ thông tin của cả bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm (bao gồm tên, địa chỉ, mã số thuế).
  • Bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm phải công khai việc ủy nhiệm trên website hoặc phương tiện thông tin đại chúng để người mua hàng nắm được.

2. Việc ủy nhiệm lập HĐĐT có phải thông báo cho cơ quan thuế không?

Theo quy định tại điểm c khoản 1 Điều 3 Thông tư 78/2021/TT-BTC, việc ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử bắt buộc phải thông báo cho cơ quan thuế khi đăng ký sử dụng HĐĐT.

Quy trình thông báo ủy nhiệm

Theo khoản 3 Điều 3 Thông tư 78/2021/TT-BTC, việc thông báo được thực hiện như sau:

Ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử

1. Nguyên tắc ủy nhiệm lập hóa đơn
…
c) Việc ủy nhiệm phải thông báo cho cơ quan thuế khi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử;

d) Hóa đơn điện tử do tổ chức được ủy nhiệm lập là hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế và phải thể hiện tên, địa chỉ, mã số thuế của bên ủy nhiệm và tên, địa chỉ, mã số thuế của bên nhận ủy nhiệm;

đ) Bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm có trách nhiệm niêm yết trên website của đơn vị mình hoặc thông báo công khai trên phương tiện thông tin đại chúng để người mua hàng hóa, dịch vụ được biết về việc ủy nhiệm lập hóa đơn. Khi hết thời hạn ủy nhiệm hoặc chấm dứt trước thời hạn ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử theo thỏa thuận giữa các bên thì bên ủy nhiệm, bên nhận ủy nhiệm hủy các niêm yết, thông báo trên website của đơn vị mình hoặc thông báo công khai trên phương tiện thông tin đại chúng về việc ủy nhiệm lập hóa đơn;

e) Trường hợp hóa đơn ủy nhiệm là hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế (sau đây gọi là hóa đơn điện tử không có mã) thì bên ủy nhiệm phải chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp hoặc thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ để chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp;

g) Bên nhận ủy nhiệm có trách nhiệm lập hóa đơn điện tử ủy nhiệm theo đúng thực tế phát sinh, theo thỏa thuận với bên ủy nhiệm và tuân thủ nguyên tắc tại khoản 1 Điều này
…

Theo quy định nguyên tắc ủy nhiệm lập hóa đơn nêu trên thì việc ủy nhiệm phải thông báo cho cơ quan thuế khi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.

Và việc thông báo với cơ quan thuế khi tiến hành ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử cho bên thứ ba được quy định tại khoản 3 Điều 3 Thông tư 78/2021/TT-BTC như sau:

(1) Việc ủy nhiệm được xác định là thay đổi thông tin đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Điều 15 Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm sử dụng Mẫu số 01ĐKTĐ/HĐĐT ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP để thông báo với cơ quan thuế về việc ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử, bao gồm cả trường hợp chấm dứt trước thời hạn ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử theo thỏa thuận giữa các bên;

(2) Bên ủy nhiệm điền thông tin của bên nhận ủy nhiệm, bên nhận ủy nhiệm điền thông tin của bên ủy nhiệm tại Mẫu số 01ĐKTĐ/HĐĐT ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP như sau:

– Đối với bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm tại Phần 5 “Danh sách chứng thư số sử dụng” điền thông tin đầy đủ chứng thư số sử dụng của cả hai bên;

– Đối với bên nhận ủy nhiệm tại cột 5 Phần 6 “Đăng ký ủy nhiệm lập hóa đơn” điền thông tin tên, tổ chức ủy nhiệm và mã số thuế của bên ủy nhiệm.

3. Hợp đồng ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử cần những nội dung gì?

Theo khoản 2 Điều 3 Thông tư 78/2021/TT-BTC, hợp đồng ủy nhiệm lập HĐĐT phải đảm bảo các nội dung sau:

• Thông tin của các bên:
  • Tên, địa chỉ, mã số thuế và chứng thư số của bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm.
• Thông tin về hóa đơn điện tử ủy nhiệm:
  • Loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn.
  • Mục đích và thời hạn ủy nhiệm.
• Phương thức thanh toán:
  • Ghi rõ trách nhiệm thanh toán tiền hàng hóa, dịch vụ trên HĐĐT ủy nhiệm.
• Lưu trữ và xuất trình:
  • Bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm phải lưu trữ hợp đồng ủy nhiệm và cung cấp khi cơ quan thuế yêu cầu.

Hy vọng bài viết đã cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích và chi tiết về ủy nhiệm lập HĐĐT. Nếu có bất kỳ thắc mắc nào, đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi để được hỗ trợ!

CÔNG TY DỊCH VỤ KẾ TOÁN HỒNG ĐẠI PHÚC

Địa chỉ: 1/46 đường Bình Hòa 09, Khu phố Bình Đức 1, Phường Bình Hòa, Thành phố Thuận An, Tỉnh Bình Dương, Việt Nam

Hotline: 0788.710.471 – 0908.421.767

Email: infohongdaiphuc@gmail.com

Website: https://hongdaiphuc.com/

Fanpage: Dịch vụ kế toán – Hồng Đại Phúc