Hóa đơn điện tử chuyển dữ liệu tới cơ quan thuế ra sao?

Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, các doanh nghiệp, tổ chức sử dụng hóa đơn điện tử (HĐĐT) có trách nhiệm chuyển dữ liệu hóa đơn tới cơ quan Thuế. Quá trình này cần tuân thủ đúng phương thức, hình thức, và thời hạn quy định. Vậy cụ thể, dữ liệu hóa đơn điện tử được chuyển tới cơ quan thuế như thế nào?

1. Phương thức chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử tới cơ quan thuế

Căn cứ theo Khoản 2, Điều 16, Thông tư 68/2019/TT-BTC, dữ liệu hóa đơn điện tử có thể được chuyển tới cơ quan Thuế thông qua hai phương thức sau đây:

1.1. Phương thức gửi bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử

Doanh nghiệp gửi Bảng tổng hợp dữ liệu HĐĐT (theo Phụ lục 2 ban hành kèm theo Thông tư 68/2019/TT-BTC) cùng thời hạn nộp hồ sơ khai thuế giá trị gia tăng.
Phương thức này áp dụng với các trường hợp:
- Cung cấp dịch vụ trong các lĩnh vực đặc thù như: bưu chính viễn thông, bảo hiểm, tài chính ngân hàng, vận tải hàng không.
- Bán hàng hóa đặc thù: Điện, nước sạch (nếu có mã khách hàng hoặc mã số thuế).
- Bán hàng hóa, dịch vụ đến người tiêu dùng là cá nhân mà hóa đơn không yêu cầu phải có tên và địa chỉ người mua.
- Bán xăng dầu đến cá nhân không kinh doanh: Người bán tổng hợp dữ liệu tất cả hóa đơn bán xăng dầu trong ngày theo từng mặt hàng để lập bảng tổng hợp và chuyển dữ liệu.

1.2. Phương thức chuyển đầy đủ nội dung hóa đơn điện tử

Phương thức này áp dụng với trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ không thuộc các lĩnh vực đặc thù kể trên.

Hóa đơn điện tử chuyển dữ liệu tới cơ quan thuế ra sao?

2. Các hình thức chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử tới cơ quan thuế

Doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong hai hình thức dưới đây để chuyển dữ liệu HĐĐT:

2.1. Chuyển dữ liệu trực tiếp tới cơ quan thuế

Hình thức này áp dụng với doanh nghiệp đáp ứng các điều kiện về công nghệ thông tin và có nhu cầu gửi dữ liệu trực tiếp. Điều kiện cụ thể:

Kết nối với Tổng cục Thuế qua kênh thuê riêng hoặc kênh MPLS VPN Layer 3, bao gồm:
- 1 kênh truyền chính và 1 kênh truyền dự phòng, mỗi kênh băng thông tối thiểu 5 Mbps.
Sử dụng các dịch vụ và giao thức bảo mật:
- Sử dụng Web Service hoặc Message Queue (MQ) mã hóa để kết nối.
- Dùng giao thức SOAP để đóng gói và truyền nhận dữ liệu.
Doanh nghiệp mẹ – con: Nếu doanh nghiệp mẹ quản lý tập trung dữ liệu hóa đơn của các doanh nghiệp con và muốn chuyển toàn bộ dữ liệu đến cơ quan thuế, cần gửi danh sách doanh nghiệp con và thực hiện kết nối kỹ thuật với Tổng cục Thuế.

2.2. Chuyển dữ liệu qua tổ chức trung gian cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử

Hình thức này áp dụng với các doanh nghiệp không đáp ứng điều kiện gửi trực tiếp.
Doanh nghiệp ký hợp đồng với tổ chức trung gian cung cấp dịch vụ HĐĐT. Tổ chức trung gian sẽ thực hiện việc chuyển dữ liệu từ doanh nghiệp đến cơ quan thuế.
Doanh nghiệp phải đảm bảo dữ liệu hóa đơn điện tử được gửi kịp thời cho tổ chức trung gian để thực hiện truyền tải đúng quy định.

3. Thời hạn chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử tới cơ quan thuế

3.1. Thời hạn đối với hóa đơn có mã của cơ quan thuế

Theo Khoản 1, Điều 17, Nghị định 123/2020/NĐ-CP:
- Khi lập hóa đơn, doanh nghiệp ký số và gửi hóa đơn tới cơ quan thuế để xin cấp mã.
- Hệ thống cấp mã hóa đơn của Tổng cục Thuế sẽ tự động cấp mã nếu hóa đơn đảm bảo:
  - Đầy đủ nội dung theo Điều 10, Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
  - Đúng định dạng dữ liệu theo Điều 12.
  - Đúng thông tin đăng ký theo Điều 15.
  - Không thuộc trường hợp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử có mã theo Khoản 1, Điều 16.
Lưu ý: Hóa đơn điện tử có mã phải được chuyển ngay tới cơ quan thuế sau khi lập để xin cấp mã.

3.2. Thời hạn đối với hóa đơn không có mã của cơ quan thuế

Theo Khoản 3, Điều 22, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, thời hạn chuyển dữ liệu được chia thành:
- Trường hợp 1: Chuyển dữ liệu theo Bảng tổng hợp dữ liệu HĐĐT đối với các lĩnh vực đặc thù như:
  - Bưu chính viễn thông, bảo hiểm, tài chính ngân hàng, vận tải hàng không, chứng khoán.
  - Bán điện, nước sạch (nếu có mã khách hàng hoặc mã số thuế).
- Thời hạn:
  - Cùng thời hạn gửi Tờ khai thuế giá trị gia tăng.
  - Riêng trường hợp bán xăng dầu, bảng tổng hợp dữ liệu phải được chuyển ngay trong ngày.
- Trường hợp 2: Chuyển đầy đủ nội dung hóa đơn.
  - Thời hạn chuyển: Chậm nhất trong ngày gửi hóa đơn cho người mua (Khoản 1, Điều 6, Thông tư 78/2021/TT-BTC).

4. Phần mềm hỗ trợ chuyển dữ liệu HĐĐT

Để đáp ứng các yêu cầu của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp cần sử dụng phần mềm HĐĐT phù hợp, đảm bảo:

Kết nối với cơ quan thuế theo đúng định dạng chuẩn dữ liệu.
Lưu trữ và quản lý hóa đơn khoa học, an toàn.

Các phần mềm hóa đơn điện tử là giải pháp đáp ứng đầy đủ các quy định về chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử, hỗ trợ doanh nghiệp kết nối dễ dàng với cơ quan thuế.

Kết luận

Việc chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử tới cơ quan thuế là trách nhiệm quan trọng của doanh nghiệp nhằm đảm bảo tuân thủ pháp luật và duy trì hoạt động kinh doanh ổn định. Doanh nghiệp cần nắm rõ các quy định về phương thức, hình thức, và thời hạn chuyển dữ liệu để tránh rủi ro phát sinh trong quá trình thực hiện.

Nếu bạn cần thêm thông tin hoặc hỗ trợ về phần mềm HĐĐT, hãy liên hệ với Hồng Đại Phúc để được tư vấn chi tiết!

👉 Liên hệ ngay với Hồng Đại Phúc để được hỗ trợ chi tiết và kịp thời!

Thông tin liên hệ:

CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ HỒNG ĐẠI PHÚC

Địa chỉ: 1/46 đường Bình Hòa 09, Khu phố Bình Đức 1, Phường Bình Hòa, Thành phố Thuận An, Tỉnh Bình Dương, Việt Nam

Hotline: 0788.710.471 – 0908.421.767

Email: infohongdaiphuc@gmail.com

Website: https://hongdaiphuc.com/

Fanpage: Dịch vụ kế toán – Hồng Đại Phúc