Chữ ký số (token) là một công cụ không thể thiếu trong các hoạt động giao dịch điện tử của doanh nghiệp. Vậy chữ ký số là gì? Nó có tác dụng gì và tại sao doanh nghiệp lại bắt buộc phải có? Hãy cùng công ty dịch vụ trọn gói Hồng Đại Phúc tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.

1. Chữ Ký Số (Token) Là Gì?

Chữ ký số, còn được gọi là token hoặc chứng thư số, là một dạng chữ ký điện tử được mã hóa bằng hệ thống mật mã không đối xứng. Nó giúp xác thực danh tính của doanh nghiệp hoặc cá nhân trong các giao dịch trực tuyến, đảm bảo tính an toàn và toàn vẹn dữ liệu.

Theo Khoản 6 Điều 3 Nghị định 130/2018/NĐ-CP, chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra từ sự biến đổi thông điệp dữ liệu thông qua hệ thống mật mã không đối xứng. Người nhận thông điệp có thể xác minh được:

• Chữ ký số (token) được tạo bằng đúng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai trong cùng một cặp khóa.
• Nội dung của thông điệp dữ liệu vẫn giữ nguyên tính toàn vẹn từ khi thực hiện chữ ký số.

Cấu Trúc Chữ Ký Số

Chữ ký số bao gồm hai phần chính:

• Phần cứng: Là thiết bị USB Token chứa mã hóa bảo mật thông tin doanh nghiệp, yêu cầu nhập mật khẩu (mã PIN) để sử dụng.
• Chứng thư số: Chứa thông tin nhận diện doanh nghiệp và đã được mã hóa nhằm đảm bảo tính bảo mật.

2. Chữ Ký Số Và Chứng Thư Số Có Giống Nhau Không?

Chứng thư số thực chất là phần không thể tách rời của chữ ký số. Nó bao gồm các thông tin định danh của cá nhân hoặc doanh nghiệp sử dụng chữ ký số.

Nội Dung Của Chứng Thư Số

Chứng thư số bao gồm các thông tin sau:

1. Tên tổ chức cung cấp chứng thực chữ ký số (ví dụ: Viettel-CA, VNPT-CA, FPT-CA).
2. Thông tin doanh nghiệp sử dụng chữ ký số (tên công ty, mã số thuế, địa chỉ, v.v.).
3. Số seri của chứng thư số.
4. Thời hạn hiệu lực của chứng thư số.
5. Khóa công khai của doanh nghiệp.
6. Chữ ký số của tổ chức chứng thực chữ ký số.
7. Các giới hạn về phạm vi và mục đích sử dụng.
8. Thuật toán mã hóa.
9. Các quy định bổ sung theo quy định của Bộ Thông tin và Truyền thông.

3. Chữ Ký Số Được Dùng Cho Mục Đích Gì?

Chữ ký số có nhiều ứng dụng quan trọng trong hoạt động kinh doanh, bao gồm:

• Kê khai thuế điện tử: Doanh nghiệp sử dụng chữ ký số để nộp thuế trực tuyến, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí.
• Khai báo hải quan điện tử: Giúp doanh nghiệp hoàn tất thủ tục hải quan nhanh chóng.
• Giao dịch ngân hàng điện tử: Chữ ký số được sử dụng để xác thực các giao dịch tài chính online.
• Hợp đồng điện tử: Doanh nghiệp có thể ký kết hợp đồng với đối tác từ xa mà không cần gặp trực tiếp.
• Kê khai bảo hiểm xã hội: Giúp nộp báo cáo bảo hiểm xã hội online mà không cần in ấn giấy tờ.
• Ký hóa đơn điện tử: Chữ ký số giúp tạo hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý tương đương hóa đơn giấy.

Lợi Ích Của Chữ Ký Số

• Tính pháp lý cao: Chữ ký số có giá trị pháp lý như chữ ký tay và con dấu công ty.
• An toàn, bảo mật: Chữ ký số sử dụng thuật toán mã hóa tiên tiến, chống giả mạo và thay đổi nội dung.
• Tiết kiệm thời gian và chi phí: Giảm thiểu thời gian xử lý hồ sơ, không cần in ấn giấy tờ.
• Thân thiện với môi trường: Giảm sử dụng giấy tờ, giúp bảo vệ môi trường.

4. Mua Chữ Ký Số Ở Đâu? Giá Bao Nhiêu?

Hiện nay, có hơn 15 tổ chức được Bộ Thông tin và Truyền thông cấp phép cung cấp dịch vụ chữ ký số tại Việt Nam, bao gồm:

• Viettel-CA
• VNPT-CA
• FPT-CA
• BKAV-CA
• CK-CA
• VINA-CA
• NEWTEL-CA
• SAFE-CA

Yếu Tố Cần Xem Xét Khi Mua Chữ Ký Số

• Giá Cả: Cần kiểm tra xem giá đã bao gồm VAT hay chưa, có phát sinh chi phí cài đặt hay hướng dẫn sử dụng không.
• Chính Sách Hỗ Trợ: Đơn vị cung cấp có hỗ trợ kỹ thuật tốt không, có đảm bảo dịch vụ sau bán hàng không?
• Tính Ổn Định: Chọn nhà cung cấp có hệ thống ổn định để tránh gián đoạn khi sử dụng.

Theo đánh giá từ nhiều doanh nghiệp, Viettel-CA là đơn vị cung cấp chữ ký số uy tín nhất hiện nay. Dù giá thành cao hơn một số đơn vị khác nhưng dịch vụ của Viettel-CA được đánh giá ổn định, bảo mật cao và hỗ trợ nhanh chóng khi có sự cố.

5. Một Số Câu Hỏi Thường Gặp Về Chữ Ký Số

5.1. Chữ Ký Số Có Bắt Buộc Không?

Theo quy định của pháp luật, tất cả doanh nghiệp hoạt động tại Việt Nam bắt buộc phải có chữ ký số để thực hiện các giao dịch thuế điện tử, kê khai bảo hiểm xã hội, hải quan điện tử, hóa đơn điện tử…

5.2. Thời Hạn Của Chữ Ký Số Là Bao Lâu?

Thời hạn của chữ ký số thường dao động từ 1 đến 3 năm tùy theo gói dịch vụ mà doanh nghiệp đăng ký.

5.3. Nếu Quên Mật Khẩu (PIN) Của Chữ Ký Số Phải Làm Sao?

Nếu quên mã PIN, doanh nghiệp cần liên hệ ngay với nhà cung cấp chữ ký số để được cấp lại hoặc đặt lại mật khẩu mới.

5.4. Có Thể Dùng Một Chữ Ký Số Cho Nhiều Doanh Nghiệp Không?

Không. Mỗi chữ ký số chỉ gắn liền với một doanh nghiệp và không thể sử dụng chung.

6. Kết Luận

Chữ ký số (token) là một công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp thực hiện các giao dịch điện tử một cách an toàn, nhanh chóng và hợp pháp. Việc lựa chọn nhà cung cấp uy tín và đảm bảo chính sách hỗ trợ tốt là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn trong thời đại số hóa. Nếu doanh nghiệp của bạn chưa có chữ ký số, hãy đăng ký ngay để đảm bảo tuân thủ pháp luật và tối ưu hóa quy trình làm việc.

Nếu bạn cần tư vấn và hỗ trợ thêm các vấn đề về thuế, BHXH, giấy phép kinh doanh, hãy liên hệ Hồng Đại Phúc để được tư vấn chi tiết và chính xác nhất.

Địa chỉ: 1/46 đường Bình Hòa 09, Khu phố Bình Đức 1, Phường Bình Hòa, Thành phố Thuận An, Tỉnh Bình Dương, Việt Nam

Hotline: 0788.710.471 – 0908.421.767

Email: infohongdaiphuc@gmail.com

Website: https://hongdaiphuc.com/

Fanpage: Dịch vụ kế toán – Hồng Đại Phúc